28. jun, 2017

Accountants langs de proactieve meetlat

Veel accountants vermelden trots op hun website dat ze proactief zijn, maar meestal zijn ze dat niet. Helaas zijn accountants van nature reactief maar de clienten waarderen meer proactiviteit. Dat wordt ook door menig software leverancier gepropagandeerd in hun white papers. Maar wat is proactief zijn? Of is het modewoord? In de white papers wordt proactiviteit gekoppeld aan advieswerk en betekent het in hun ogen de financiële waarzegger op basis van uit de boekhouding genereerde voorspellingen. Maar is dit ook of het enige wat clienten willen? Onderzoek door Panalitix toont aan dat clienten gewoon meer hulp willen, meer frequent contact. En door dit contact kunt u meer declarabele toegevoegde waarde leveren. Een win win situatie dus.

Wat is dan het verschil tussen reactief en proactief? Hier volgen 20 voorbeelden. Mogelijk zijn er meer maar ik daag u uit om te kijken hoe u scoort op deze lijst:

1. Proactief betekent dat uw Client Service Coördinator (CSC) vooraf checklists zendt voor het verzamelen van informatie voor het jaarwerk. Reactief is als u uw clienten achteraf vraagt naar ontbrekende informatie en uw werk (en factuur) pas kan afronden als ze deze gegevens leveren.
2. Proactief betekent dat u voor dat u start met uw werkzaamheden uw clienten informeert omtrent de opdracht, prijs en condities. Reactief is facturatie nadat het werk is geleverd en de client verrast omtrent de hoogte van uw honorarium.
3. Proactief betekent vooraf betaald krijgen. Reactief betekent achter de debiteuren aan zitten.
4. Proactief is dat u een gedetailleerde “menukaart” heeft van al uw diensten. Iedereen binnen uw kantoor weet wat uw dienstenpakket omvat. Reactief is dat zowel uw clienten als uw personeel niet de op hoogte zijn van uw dienstenpakket.
5. Proactief impliceert niet ieder belletje / emails / korte ontmoetingen doorbelasten. Hierdoor stimuleert u de client met u contact op te nemen. De kansen liggen voor het oprapen! Reactief is juist wel alles doorbelasten. En het liefst in eenheden van 6,10 of 15 minuten. Gevolg uw clienten benaderen u niet.
6. Proactief houdt in dat u al het werk voor het komende jaar vooraf plant. Reactief is wachten tot een client zich aandient met het jaarwerk en daarmee uw productieproces verstoort.
7. Proactief is dat u uw planning rekening houdt met uw capaciteit gebaseerd op personele bezetting, aanwezige equipement en werkwijze. Reactief is druk bezig en later afvragen hoe u het werk gaat uitvoeren.
8. Proactief betekent dat u uw clienten opleidt zodat ze boekhoudsoftware en apps kunnen gebruiken die u tijd bespaart. Denk aan uploaden inkoopfacturen en gebruik facturatie module. Reactief is dat u de keuze aan hen overlaat.
9. Proactief impliceert dat u uw workflow regelt volgens uw condities. “In my house my rules”. Reactief is dat u uw clienten hun werkwijze laat opleggen.
10. Proactief betekent dat u cloud toepassingen zoals internet boekhouden, dashboards en accorderingen stimuleert. Reactief is op old school wijze met standalone software werken en uw clienten middels e-mails of erger per post informeren
11. Proactief is nauw samenwerken met uw clienten en hun succes bezorgen. Reactief is wachten tot de client belt en die zegt ‘de bank heeft zojuist gebeld en ik heb volgende week een financiering/budget/cashflow nodig’.
12. Proactief is constant alle diensten met behulp van marketing bij uw clienten promoten. Reactief betekent geen marketing en hopen dat de clienten u zelf vragen om zaken die zij denken nodig te hebben. Of erger zij verlaten u omdat een ander kantoor het wel aanbiedt.
13. Proactief houdt in dat u door persoonlijk klant bezoek, communicatie en verkoop techniek een relatie opbouwt zodat u weet wat bij ze speelt en hun doelstellingen en wensen zijn. Reactief betekent geen of beperkt klantencontact.
14. Proactief betekent dat u afscheidneemt van clienten waar geen klik (meer) mee is. Reactief maakt dat u iedereen accepteert die u kantoor binnen komt.
15. Proactief is vragen en luisteren. Reactief is vertellen en spreken
16. Proactief is regelmatig volgens een gestructureerd communicatie programma uw clienten bezoeken en of spreken. Reactief is wachten dat clienten u benaderen en bezoeken zodra zij de tijd rijp achten
17. Proactief betekent regelmatig communiceren en relatie opbouwen. Reactief is dat u uw clienten eenmaal per jaar ziet of spreekt.
18. Proactief houdt in dat u continue op zoek bent naar toegevoegde waarde diensten en oplossingen voor uw clienten. Reactief is dat u alleen datgene aanbiedt wat van rechtswege noodzakelijk is.
19. Proactief betekent dat u een CRM database opbouwt met alle kenmerken van uw clienten zodat u generiek gegenereerde maatwerk adviezen en push-berichten kan aanbieden. Reactief is weinig relevante papieren nieuwsbrieven toezenden die in de papierbak belanden.
20. Proactief impliceert dat u bouwt aan een uniek onderscheidend merk en identiteit. Reactief is dat u gemakzuchtig ingekochte nieuwsbrieven verspreidt, dat u zich middels een dertien in een dozijn website presenteert en standaard video's van branche organisaties gebruikt.

En hoe hoog was uw score of die van uw accountant. Verdient u of hij het predicaat proactieve accountant? Veel succes!

Tel. 020-4820612

www.panalitix.nl