Ondernemers zijn doorgaans niet financieel onderlegd. Zij blinken uit op andere gebieden; ondernemen, innoveren, verkopen etc. De financiële kant dat daarbij hoort is meestal het ondergeschoven kindje. Dit kan serieuze gevolgen hebben en een serieus gevaar vormen voor het realiseren van hun ondernemingssucces. Hier volgen 5 veel voorkomende fouten die ondernemers maken en hoe dit voorkomen kan worden met hulp van de accountant.
1. Geen plan hebben
Een engelse gezegde luidt: “Failure to plan is a plan to fail”. Ondernemers die beslissen op basis van gevoel of instinct kunnen onmogelijk becijferen of ze beter of slechter presteren dan verwacht. Veel MKB ondernemingen hebben geen exploitatiebegroting of een liquiditeitsprognose. Zonder dit hebben zij geen helder beeld van hun onderneming. Een goede begroting vereist maandelijks de volgende basis elementen:

OmzetNiet een totaal saldo maar gespecificeerd per product, dienst. Vervolgens is dit ontleed in het aantal verkopen en gemiddelde waarde per transactie.

Variabele kostenDit zijn de kosten (inkoop materialen en werk door derden) die direct gerelateerd zijn aan de omzet. Deze kosten worden weergegeven als een percentage van de omzet.

Vaste kostenDeze kosten kunnen met enige aanpassingen worden gebaseerd op de jaarcijfers en zijn doorgaans redelijk stabiel.

Met een exploitatiebegroting kan een liquiditeitsprognose worden opgesteld. Hierin wordt aandacht besteed hoe snel debiteuren betalen, wat het aantal voorraaddagen bedraagt en hoe snel de crediteuren worden betaald, hoeveel afgelost moet worden en welke investeringen gedaan moeten worden. Dit toont een exploitatiebegroting niet. Een liquiditeitsprognose toont een groot inzicht in de kasstromen. Een accountant kan helpen assisteren bij het opstellen van liquiditeits- en exploitatiebegroting.

2. Financiering van investeringen

Baseer de financiering van een aanschaffing op de levensduur van de aankoop. Bijvoorbeeld de aankoop inventaris (investering) met een levensduur van 5 jaar dient bij voorkeur gefinancierd te worden met een langlopende lening of met kapitaalstorting. Dus niet door een greep uit de kas of door kort leverancierskrediet.

Ondernemers lopen doorgaans in de val van hun eigen enthousiasme als er een goed kwartaal is gedraaid. Verblind door dit succes investeren ze meer dan de kasstromen rechtvaardigen. Tenzij het zeker is dat de verkopen duurzaam zijn, rechtvaardigt dit niet dat om een investering uit eigen middelen te doen omdat er sprake was van een incidenteel surplus.

Natuurlijk helpt het als een ondernemer een goede relatie heeft met zijn accountmanager van de huis bank en die op de hoogte houdt van zijn plannen. Banken willen doorgaans wel investeringen financieren maar werkkapitaal zoals voorraad of debiteuren, daar zijn ze niet happig op. Voor dat laatste is het fenomeen gestapeld financieren in opkomst. De accountant kan hierbij helpen de juiste financieringspartij te vinden.

3. Kosten saneren in plaats van omzet vergroten

Ter verbetering van winst richten ondernemers doorgaans op kosten besparen. Echter dit kan niet ongelimiteerd en er bestaat een risico dat als dit te ver gaat er helemaal geen business over is. Aan de andere kant is de mogelijkheid omzetgroei te realiseren uit eigen middelen. Maar dan is begrip van de omzet variabelen belangrijk. Meestal zijn dit het aantal klanten, het gemiddelde aantal aankopen en het aankoopbedrag. Als ondernemers deze variabelen op hun netvlies hebben staan kunnen zij een plan maken hoe dit te verbeteren.

Een proactieve accountant kan daarbij helpen. Die biedt de helpende hand aan de hand van een Business Strategy Map met 380 activiteiten die de eerder genoemde variabelen beïnvloeden.

4. Geen stuurinformatie

Veel ondernemers voeren hun boekhouding in verouderd standalone boekhoudpakket of zelfs met behulp van een spreadsheet. Met de hedendaagse internet technologie kan het eenvoudiger door toepassing van online boekhouden. Bankmutaties worden automatisch ingelezen, facturen elektronisch verzonden en ontvangen. Dit betekent sneller en betrouwbaarder administreren. Helaas hebben ondernemers angst om hun administratie online in de cloud te plaatsen. Maar bedenk goed menig bedrijf ging ten onder door niet tijdige en onjuiste cijfers.

De accountant kan helpen de administratie een online administratie in te richten en deze te koppelen aan de eerder genoemde variabelen door middel van inzichtelijke dashboards.

5. Teveel privé opnames

En veel voorkomende fout is dat ondernemers meer uit de zaak opnemen dan zij verdienen. Hierdoor komen zij in liquiditeitsproblemen. Beter is dit te voorkomen door de ondernemingsbeloning of salaris af te stemmen op de inkomsten met in achtneming van de privé verplichtingen. Ook dient een BV alvorens een dividend uitkering doet dit besluit te toetsen op voldoende liquiditeiten. Dit vraagt om financiële planning. Een accountant kan becijferen hoeveel een ondernemer moet reserveren voor toekomstige belastingen over zijn inkomsten of winst.

De rol van de hedendaagse accountant verandert van historische verslaggever naar financiële virtuele management accountant, die helpt als financiële regisseur om ondernemers hun dromen te realiseren.