Nu enkele dappere accountants abonnementen als het ei van Columbus hebben gevonden gaat het helaas mis bij de implementatie. Dat komt door een aantal factoren.
Ten eerst komt het door het misverstanden dat abonnementen hetzelfde betekent als het hanteren van vaste prijzen. Maar hoe komt die prijs tot stand? Vaak is het gebaseerd op het verwachte aantal benodigde uren x uurtarief / 12 en dat maakt het maandelijkse abonnementsbedrag. Maar  menig kantoor schroomt niet om de meer of minder uren gewerkte uren te verrekenen. Met andere woorden deze ‘vaste prijs’ is nog steeds gebaseerd op uurtje-factuurtje.

Dan zijn er kantoren die vaste prijzen gaan koppelen aan hun diensten. Niet zelden hanteren ze fancy namen als start, zeker of compleet. Een andere manier is een koppeling aan hun doelgroep ZZP, DGA of BV klein / groot. Bovendien vermelden ze de maandprijs op hun website bij de verschillende abonnementen. Vaak is de prijs gebaseerd op het aantal mutaties of handelingen. Denk aan het aantal facturen, banktransactie en werknemers etc. Sommige kantoren plaatsen heel modern een rekentool waar potentiële clienten hun aantallen kunnen invoeren waarna een prijs volgt. Maar bij overschrijding van het vooraf becijferde aantal volgt wederom weer een afrekening. Hoezo vaste prijs?

Probleem is dat men de prijs koppelt aan standaard accountancy diensten. Het is een vorm van productpricing. Concurreert u op prijs dan creëert u een commodity en word u vanzelf op termijn mee getrokken in neerwaartse spiraal. Men varieert doorgaans de prijs op omvang en niet op extra dienstverlening met meer toegevoegde waarde. Bedenk goed clienten die u selecteren op prijs zijn doorgaans niet ontvankelijk voor adviesdiensten. De oplossing hiervoor is value pricing : waardering en prijsbepaling op basis van maatwerk dienstverlening met facturatie vooraf. En daar zit de crux.

De tweede fout is het gebruik van de kantoorsoftware die de abonnementen facturatie mogelijk moet maken. De software leveranciers putten dan uit bestaande oplossingen en denken dat daarmee de kous af is. Fout! Wederom is het veelal gebaseerd op productprijzen in plaats van een  prijs die varieert per client. Nu is dat niet overkomelijk maar wel de registratie van het onderhanden werk. Dat wordt absoluut onderschat. Wat is nu het geval, bij toepassing van abonnementen verkoop in accountancy ontstaat negatieve onderhanden werk. Ik leg het cijfermatig uit.

Stel u verkrijgt een opdracht voor het verzorgen van een compleet jaarwerk: 4 kwartalen administratie en 1 jaarrekening met aangifte. De vooraf overeen gekomen bedraagt € 5.000. Uitgaande dat u het administratieve werk met behulp van alle ICT (scan en herken, bankkoppelingen etc.) gedurende het kwartaal doet factureert u steeds bij aanvang van ieder kwartaal. Dus vier termijnen van €1.250. Feitelijk zijn er dus 5 prestatie momenten dat matcht dus niet met de de 4 facturatie termijnen. Maar clienten vinden dit lekker overzichtelijk en het voorkomt een reservering van accountantskosten in de jaarrekening. 

Het heeft wel administratieve gevolgen voor de kantooradministratie. De jaarrekening en winstaangifte van de client doet u na afloop van het boekjaar terwijl u wel alles gefactureerd hebt en hopelijk ook geïncasseerd. Met andere woorden er sprake is van negatieve onderhanden werk. En nu de hamvraag hoe gaat u dat waarderen? Nu zijn software leveranciers en de meeste accountants geneigd terug te vallen op de waardering van de nog uit te voeren werkzaamheden uitgedrukt in tijd maal een uurtarief. En dat is oude wijn in nieuwe zakken. Maar wat is nu een geldig tarief en hoeveel tijd heeft u gepland? Maar is dit werkelijk relevant? Waardeert u het administratieve werk meer of minder dan het aansluitende jaarwerk?  De client zal het een worst zijn als het werk maar uitgevoerd gaat worden.

Een pragmatische oplossing is dat u uw vergoeding € 5.000 deelt door de 5 prestatie momenten. De periodieke prestatie bedraagt dus € 1.000. Met andere woorden per factuur neemt het negatieve onderhanden werk steeds toe met € 250. Dat maakt betekent dat u het nog uit te voeren jaarwerk op balansdatum waardeert op € 1.000. Bij oplevering van het jaarwerk dient deze reservering vrij te vallen als opbrengst in het resultaat. 

Met andere woorden kantoren die abonnementen en met name value pricing goed toepassen herkent men aan significante omvang van negatieve onderhanden werk. Dit vraagt om goede monitoring van het onderhanden werk, een nieuwe manier van denken, facturatie en software gebruik. Maar is de branche hier wel klaar voor?