Al veel jaren streef ik naar een efficiënte inrichting van mijn samenstelpraktijk.Daarbij is het mij opgevallen dat er 8 aspecten een rol spelen. Natuurlijk speelt goede medewerkers de belangrijkste rol. Maar daar besteed ik nu even geen aandacht aan. Hier zijn mijn 8 punten.
1.Client Service Coördinators

Het is een bekend feit dat accountants veel administratief cq secretarieel werk verrichten bij de uitvoering van hun samenstelwerk. Afhankelijk van de functie in het kantoor varieert het aantal uur voor dit werk per dag. Zelfs senior en meer geschoold personeel houden zich ermee bezig. De gemiddelde tijdbesteding aan administratieve werk bedraagt 1,5 uur per medewerker per dag. Dat betekent dan bij 10 accountants, 75 uur per week. En als zij 48 weken per jaar werken, impliceert dit 3.600 uur tijdbesteding aan simpel administratief werk. Bij een gemiddeld uur opbrengst van €200 staat dat gelijk met €720.000 aan administratie tijd cq. opportunity cost. Stel dat u 2 nieuwe mensen huurt, zogenaamde client service coördinators (CSC) om de (assistent) accountants het administratieve werk te ontnemen dan creëert u €720.000 aan capaciteit. Zelfs als maar 50% van de capaciteit benut verdient u de CSC’s terug! Deze aanpak is duidelijk en werkt. Stuur mij een email en ik zend u een functiebeschrijving.

2.Zelf opgeworpen deadlines

Ik moet altijd lachen wanneer ik constateer als mensen op vakantie gaan. Is het u ook opgevallen dat zij de week voorafgaand aan de vakantie super-efficiënt zijn? Hun vergaderingen zijn korter, prater sneller, kortere en duidelijke emails etc. Daarvoor zijn ze veel langer van stof en nu zeggen simpel NEE. Waarom? Omdat ze een zelf bepaalde deadline hebben en op vakantie willen wanneer alles gereed is. De behaalde efficiënte voordelen zijn mogelijk ook als u die in het kantoor implementeert. Ik geef een paar voorbeelden: – vertel de client wanneer het werk gereed is, en agendeer een afspraak – stel een maximum uur budget per opdracht – Introduceer een 10 dagen doorlooptijd voor al het werk – bevorder interne competitie op doorlooptijd en betrouwbaarheid

Du moment dat een cultuur creëert met zelf aangenomen deadlines dan ontstaat van zelf een cultuur ter bevordering van efficiency.

3.Beleid en richtlijnen

Welk beleid en richtlijnen houdt u erop na inzake uw workflow management proces. U kunt een duidelijk cliënt-en kantoorbeleid hebben. Bijvoorbeeld, ieder budget heeft een maximale tijdbesteding dus geen euro budget omdat de prijs al vooraf is bepaald. Nu is het taak om de tijdbesteding om laag te brengen. Stel daarom altijd vooraf de vraag wat kan efficiënter en dus sneller. Een regel kan zijn dat u vooraf factureert en incasseert. Een andere regel is dat u vooraf alle gegevens verzamelt voor u begint. Een andere niet-bespreekbaar punt is dat al het werk vooraf geprijsd is en dat de opdracht duidelijk beschreven is in een opdrachtbevestiging. U doet ook niet extra werk zonder dat het vooraf is overeengekomen in een opdracht. Houd u aan deze regels en zult beloond worden met efficiency en of extra omzet.

4.Visueel management

Sommige accountants vinden het lekker om de gehele dag achter een scherm en spreadsheet te maken. Maar vraagt u zich wel eens af wat ze werkelijk doen? Het is eenvoudig om je achter 2 of 3 schermen te verstoppen. Maar het is niet eenvoudig om achter een scherm of whiteboard te verschuilen waarop de bestede tijd en open jobs staan. Een visueel management systeem bevordert de motivatie, verantwoordelijkheid en transparantie. Een goed whiteboard omvat 3 zelf opgestelde deadlines; opleverdatum, maximum uren en 10 dagen doorloop belofte. Iedere dag dat het werk vordert, worden de uren vermeld op het bord met hoeveel tijd nog te gaan. U kunt zien hoeveel werk open staat en of het volgens planning verloopt. Het doel is al het werk binnen 10 dagen af te werken en dan nog tijd te besparen. Als het werk is afgerond dan in het dossier registeren binnen hoeveel uur het verricht is. Op die manier stelt u al de uitdaging voor volgend jaar!

5.Technologie

Ik ken accountantskantoren die gebruikmaken van technologie van 10+ jaar oud. Zij maken niet gebruik van cloudservers, hanteren papieren dossiers, hebben maar een beeldscherm op hun buro en gebruiken meerdere boekhoudpakketten. Er zijn er zelfs die Exact onder Dos gebruiken! Tijd voor verandering en migratie naar de cloud zal de meeste tijdbesparing opleveren. Geen tijdverlies aan updates, real time data uit cliënten administraties en supercomputers die al het werk geautomatiseerd doen. Robotica accounting zoals Fouk het noemt. Maar het groeit niet vanzelf in de cloud gaan daar moet u in investeren, tijd en geld. Uw huidige papieren werkmethode moet worden geconverteerd in een digitale werkwijze. Uw papieren archief moet overboard! Wanneer al uw cliënten administratie in de cloud zitten (Exact, Snelstart etc) dan kunt u alle informatie openbaren en presenteren in dashboards (Visionplanner bv) en waardevolle adviesdiensten aanbieden. U en uw cliënten hebben altijd, overal en met behulp van elke device (pc, mobiel, tablet etc.) toegang. Dat is toch wat u wilt?

6. Alle informatie van de cliënten

Opvallend is dat veel accountants nalaten om duidelijk naar de client te communiceren welke informatie zij nodig hebben voor hun jaarwerk. Cliënten hebben daarentegen de vervelende gewoonte om niet alles in te zenden wat aan hun gevraagd is. Accountants reageren niet tijdig op ontbrekende gegevens. Al deze ontbrekende gegevens bevorderen niet een snelle doorlooptijd en is debet aan in-efficiency. Doe hier wat aan. Een oplossing is dat de CSC een checklist en vragenlijst toezendt die uitlegt wat aangeleverd moet worden. Vervolgens let de CSC op of alles op tijd en volledig is aangeleverd. Ontbrekende stukken worden opgevraagd. Op deze manier wordt de client mede verantwoordelijkheid voor een vlotte doorstroming. Geef de client een deadline en bewaak de tijdige aanlevering. En als ze uiteindelijk de deadline missen stuur de CSC om het op te halen. Laat het niet op zijn beloop en blijf wachten, wachten en wachten. Gebruik de CSC om het proces te managen.

7.Voorkom knelpunten

Wanneer u de ‘The theory of constraints’ toepast op de administratiefabriek dan weet u dat langzaamste persoon of proces de snelheid bepaalt van de gehele productielijn binnen het gehele kantoor. Het proces is simpel, informatie moet worden ontvangen en daaruit wordt een dienst geleverd die leidt tot een product. Tijdens dit productieproces komen er knelpunten voor die de snelheid beïnvloeden. Dit zijn bijvoorbeeld teammedewerkers, technologie en zelfs partners. Zoek uit wat de verstorende factoren zijn en doe er wat aan. Zij belemmeren de efficiency binnen het kantoor.

8.Plan het werk

Bij veel kantoren tref ik stapels en ordners met veel papier op de bureaus. Alsof het hun hobby is om alles te archiveren en een vorm van werkverschaffing. Klinkt het bekend? Dat kan alleen komen omdat u met teveel werk tegelijk bezig bent. Er is geen sprake van een planning wanneer het werk moet aanvangen of wanneer de gegevens moeten komen. Cliënten komen hun spullen gewoon brengen wanneer het hun uitkomt. Stel dat uw tandarts een zelfde aanpak hanteert? Daar maakt u toch ook een afspraak en hij kan ook maar aan client tegelijk aandacht besteden. Over tandartsen gesproken. Ik vroeg een accountantskantoor laatst hoeveel open jobs zij hadden. Na enige zoeken kwam het verlossende antwoord; 440 open jobs. Zij hadden 20 accountants en dat betekende 22 open jobs per accountant. Niet veel later ontmoette ik een tandarts tijdens een business borrel. In vertelde dat ik accountants adviseer naar een efficiënte bedrijfsinrichting. Ik vertelde over 22 open jobs per accountant. De tandarts was stellig en duidelijk. ‘Als ik meer dan 3 patiënten in 3 stoelen heb liggen, dan is dat vragen om moeilijkheden. Geen wonder dat accountants zo inefficiënt zijn’. Plan het werk, wanneer te starten, wanneer welke gegevens aanwezig dienen te zijn en dat op zijn minst 6 maanden vooruit. En zorg ervoor dat een accountant niet meer dan 3 open jobs te gelijk open heeft staan.