Als het goed is heeft u de jaarcijfers 2014 van uw eigen kantoor als eerste opgeleverd. Vervolgens gaat u uw financiële prestaties vergelijken met de benchmarks van Fiscount, Extendum en Fullfinance. En hoe scoort u? Zit u boven of onder het gemiddelde? En wat gaat u er aan doen? Opvallend is dat die brancheorganisaties wel een vorm van een benchmark geven maar niet vertellen hoe u de prestaties van uw kantoor kunt verbeteren.
Australisch onderzoek toont aan dat goed renderende kantoren zich onderscheiden door aandacht te besteden aan 7 factoren.StrategieWorkflowCashflowMankrachtMarketingVerkoopToegevoegde waarde

Bent u benieuwd hoe uw kantoor scoort? Beantwoord dan de 35 onderstaande vragen met ja of nee.

StrategieHeeft het kantoor een beknopt maar uitdagende lange termijn (3-5 jaar) strategie? 2. Is deze strategie vastgelegd in een ‘one page plan’ en begrijpt het gehele team het? 3. Heeft het kantoor een uitgesproken doelstelling en BHAG (Big Harious Audacious Goal) dat het gehele kantoor inspireert? 4. Heeft het kantoor uitgesproken waarden en normen alsmede prestatie indicatoren die helpen bij besluitvorming en gedragingen.5. Is de strategie verdeeld in 3 jaar, 1 jaar, kwartaal, maand KPIs.

Workflow6. Zijn alle periodieke werkzaamheden voor cliënten voor de komende 6 maanden vooruit gepland?7. Is er een geautomatiseerd proces (productielijn) dat tijd besparend werkt?8. Zijn alle werkzaamheden gebudgetteerd in tijd en is er beleid gericht om tijd te besparen?9. Heeft het kantoor ‘client service coördinators’ die alle cliënten informatie en workflow regelt?10. Meet het kantoor de doorlooptijden per job en is het doorlopend op zoek naar verbeteringen?

Cashflow11. Weet iedere client voor aanvang van de werkzaamheden de prijs en scope van het werk?12. Heeft het kantoor uurtarieven afgeschaft maar registreert nog wel tijd middels uurstaten?13. Meet het kantoor ‘Gemiddelde opbrengst per uur’ per opdracht en streeft het naar verbetering?14. Factureert het kantoor iedere maand het onderhandenwerk uit?15. Heeft het kantoor een duidelijk debiteurenbeleid en handelt men hier ook naar?

Mankracht16. Zijn alle medewerkers ‘A’ spelers?17. Weet elk personeelslid wat zijn 3-5 key prioriteiten zijn waar zij op moeten richten per kwartaal?18. Is er periodiek dagelijks, wekelijks, maandelijks, kwartaal en jaarlijks kantooroverleg?19. Weet ieder personeelslid wat zijn KPI’s zijn en dient hij daarvoor verantwoording af te leggen?20. Heeft het kantoor een gereguleerd en gestructureerde ‘soft skills’ training op kantoor niveau?

Marketing21. Is het ‘merk’ (web, toegevoegde waarde, service etc) de afgelopen 2 jaar gewijzigd?22. Hanteert het kantoor activiteiten (leadgeneration) om maandelijks nieuwe relaties te verkrijgen?23. Heeft het kantoor een uitgewerkt communicatie proces met client dat dient om periodiek contact te onderhouden?24. Is er beleid gericht op het verkrijgen van nieuwe werk na afloop van een project?25. Bezoekt het kantoor iedere winstgevende client minimaal een keer per jaar?

Verkoop26. Heeft het kantoor een ‘pipeline management’ systeem voor het voor het volgen en meten van verkoop activiteiten?27. Hebben alle relatiemanagers een verkooptraining gehad van tenminste 2 dagen?28. Heeft het kantoor een gestructureerd en vastgelegde wijze hoe een bespreking met nieuwe en bestaande cliënten voeren?29. Streeft het kantoor het aantal projecten dat een client koopt per jaar te vergroten?30. Prijst het kantoor iedere opdracht/project (naast het reguliere samenstelwerk) op basis van toegevoegde waarde in plaats van uurtje factuurtje?