Als u morgen weer een accountantskantoor zou beginnen, wat zou u dan anders doen? 
Deze kans deed zich voor toen ik met Spoelstra Accountancy Services startte. Mijn klanten hebben het afgelopen jaar de nodige veranderingen gemerkt als logisch vervolg op mijn koersverandering sinds 2014 na mijn Australische Inspiratie studie reis. Hier volgen mijn aanbevelingen voor een Bran Nue Dae accountantspraktijk:
1. Bouw volledig papierloos en digitale webbased kantoor omgeving

Een volledige webbased kantooromgeving is een must in de hedendaagse mobiele informatie maatschappij. Het stroomlijnt processen en maakt alles zoveel makkelijker voor zowel u als uw klanten. Alle applicaties draaien in de cloud. Niet alleen fiscaal, salaris, boekhoud software maar ook uw rapportage en CRM omgeving. 

2. Automatiseer werkzaamheden 

Maak gebruik van koppelingen om data uit te wisselen. Denk aan bankkoppelingen, UBL gebruik en robotic accounting oplossingen. Door minder menselijke handelingen is deze aanpak cruciaal zijn voor een succesvolle accountantskantoor, omdat ze de basis vormen voor groei en schaalbaarheid. Investeer in automatisering en het loont zich in de toekomst. 

3. Implementeer Value Pricing

Startende accountants beginnen hun praktijk maar al te vaak met goedkopere uurtarieven omdat ze klanten naar hun bedrijf willen trekken. Maar zodra klanten met lage tarieven beginnen, is het moeilijk zijn om prijsverhogingen door te voeren zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat deze klanten vertrekken. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin een ander prijsbeleid te hanteren namelijk: Value Pricing. Een vaste abonnementsprijs gebaseerd op een maatwerk dienstenpakket. Hier heb ik eerder uitgebreid over geschreven. 

4. Betaling middels automatische incasso

Er is niets erger dan klanten achterna te jagen voor late betalingen. Automatische incasso kan veel tijd en energie besparen. Abonnementen in combinatie met incasso zorgt ervoor dat betalingen regelmatig planmatig binnenkomen en niet te laat zijn of over het hoofd worden gezien. Wat op zijn beurt leidt tot een meer consistente en positieve cashflow die zal helpen in de richting van groei en winstgevendheid.

5. Voorkom “All you can eat” concept

Communiceer duidelijk welke werkzaamheden bij het afgesproken dienstenpakket hoort. En maar duidelijk dat aan extra werk een prijskaartje hangt.  Schroom niet om dit in rekening te brengen voor alles wat u voor hen extra doet, hoe klein of schijnbaar onbelangrijk ook. Doet u dat, dan geeft u werk (en tijd!) gratis weg. 

6. Selectief clienten aanname beleid

Sommige klanten kosten meer dan ze opbrengen. Zij belemmeren uw groei en ontwikkeling van uw praktijk. Ze kosten uw  tijd en energie en leveren geen bijdrage aan uw winst. Daarom is het belangrijk om niet met potentiële probleemcliënten te werken.

7. Gebruik marketing en verkooptechniek

Veel starters kopen een clienten portefeuille door overname van een accountantskantoor. Maar stel dat u hiervan in de plaats uw geld investeert in een gedegen marketing campagne. Behalve dat het rendement veel hoger is verkrijgt u de gewenste klanten met de juiste prijs. Mijn advies koop geen kantoor over!

8. Delegeer en manage

Komt u tijd te kort om alles voor elkaar te krijgen? Door taken te delegeren, kunt u werk overdragen zodat u meer tijd kunt besteden aan de belangrijkste onderdelen van uw bedrijf. Denk aan kantoormanagement en acquisitie en relatiebeheer. Dat betekent dat u moet kunnen vertrouwen op uw team en leiding. Wilt uw kantoor blijven groeien dan vereist dat u de prestaties van het kantoor en teamleden monitort. Een andere eenvoudige en effectieve manier om tijd te besparen is het gebruik van een standaard werkindeling. Blokkeer standaar tijd voor mail, afspraken, overleg, klanten bezoek in uw agenda. Zo krijgt u grip op uw tijdbesteding.

8. Outsourcing

Besteed een aantal taken uit buiten uw kantoor. U vergroot daarmee uw capaciteit en verlaagt uw werklast.  Er zijn veel dingen die kunnen worden uitbesteed: denk aan declarabel werk die specialistische kennis vereisten zoals fiscale, juridische en HR weekzaamheden. Maar denk ook aan niet declarabel werk als ICT, marketing, secretariaat en nog veel meer.

10. Gebruik een coach of mentor

Een coach of mentor kan het verschil maken van een goede en geweldige accountantskantoor. Een bewezen succes coach of mentor houdt u verantwoordelijk en zorgt dat u bepaalde dingen implementeert zodat u de gewenste resultaten bereikt.