Nu 2015 weer voorbij is en u al het jaarwerk (aangiften en jaarrekeningen) 2014 hebt opgeleverd weet u dat het circus dit jaar weer gaat herhalen de komende 12 maanden.
Net na de jaarwisseling is menig kantoor in een onbewuste automatische piloot toestand. De partners en managers zijn bezig om al het onderhanden werk uit te factureren. Daarbij komt de beoordelings- en salaris besprekingen. En al snel zijn de eerste drie weken voorbij.

De rest van het kantoor heeft zich niet voor de jaarwisseling bekommerd om de cliënten te benaderen om te zorgen dat alle gegevens op tijd aanwezig zijn voor de btw aangiften of de start van de loonadministratie. Gevolg het gehele kantoor loopt binnen een maand achter de feiten aan en het zal het lastig zijn de eerder geformuleerde 9 doelstellingen te realiseren.

Maar het hoeft niet weer zo te gaan als u de volgende uitgangspunten in gedachten neemt:

– Neem maatregelen zodat dit jaar alles beter verloopt- Bedien uw cliënten beter en verleen betere service- Vind kansen voor nieuwe projecten

Hoe is dat mogelijk hoor ik u dat zeggen? Door de methodiek en oplossingen van Rob Nixon van Panalitix (voorheen Proactive Accountants network) toe te passen. Ik heb de afgelopen 2 jaar dit met succes toegepast en hierover over geblogd.

Is het jaarwerk niet evenredig verdeeld over het kalenderjaar? Zijn er maanden met werk pieken of zelfs gaten? Waarom staat u dat toe? Omdat het altijd zo gaat? Oplossing is simpel plan al het werk beter voor zover u dat überhaupt heb gedaan. Verdeel al het werk op basis ervaring gelijkmatig over de maanden. Communiceer duidelijk met uw cliënten wanneer u kunt en wenst te bedienen. Als een client weet in welke maand zijn jaarcijfers worden opgesteld en zijn aangifte worden verzorgd is hij niet verrast wanneer u een maand eerder vraagt de administratie aan te leveren.

Een andere belangrijk punt is dat u die cliënten identificeert die vroegtijdig hun jaarwerk kunnen aanleveren. Meestal zijn dit de vlijtige ondernemers die goed georganiseerd zijn of zij die voor de bank hun jaarcijfers moeten inzenden. Maak afspraken met ze, wanneer de informatie te ontvangen en assisteer ze met het vergaren door Prepared By Client lists en andere checklists te verschaffen. Het mooiste is als u dit op elektronische wijze vergaart. Een goed voorbeeld is de koppeling tussen CaseWare en PinkWeb.

Aanvullend voert u per client 7 stappen uit en bedient u de client beter haalt u betere cijfers:

1. Implementeer de 18 staps workflow aanpak en communiceer dit met uw cliënten. Hiermee verkrijgt u de leiding en controle over uw werk. Vergeet niet dat de client een vlotte doorlooptijd ervaart als een mate service kwaliteit.

2. Leer hoe uw samenstel & aangifte werk vooraf te prijzen en te factureren door middel van Value Pricing en stap af van uurtje – factuurtje. Cliënten willen geen verassing achter maar zekerheid vooraf.

3. Presenteer op grafische wijze de resultaten van de afgelopen drie jaar, analyseer deze cijfers met de PAN groeiformule en toon inzicht de kasstromen door middel van grafisch SHBM overzicht. Dit effent de weg voor een goed adviesgesprek met toegevoegde waarde.

4. Verbind de (online) administratie met een dashboard zodat de client naast de jaarcijfers op balansdatum ook gedurende het jaar zijn cijfers kan inzien. Niet alle cliënten zullen dat doen maar allemaal hebben ze de mogelijkheid. Bovendien ontneemt u een veel gehoorde kritiek dat zij geen inzicht hebben.

5. Houd met iedere client een bespreking en inventariseer hun wensen en doelstellingen en bepaal hoe u ze daarbij kunt helpen. Gebruik Rob’s 12 staps interview techniek. Niet iedere client wenst hulp. Dat is niet erg, maar wel een accountant die geen hulp biedt.

6. Presenteer de uitkomsten in een actie plan. Gegarandeerd dat dit altijd nieuw (advies) werk oplevert. Een autodidactische client doet het zelf maar gelukkig beschikt u over meer kennis van zaken en bovendien kunt u hen sneller helpen door meer ervaring.

7. Verwerk de uitkomsten van het plan in een prognose van de winst en verliesrekening per maand, opgesteld en gevisualiseerd in een dashboard hoe de komende 12 maanden eruit zullen of kunnen zien. Hiermee maakt u cijfermatig materiaal voor cliënten begrijpelijk.