Dit is de laatste les hoe een succesvol kantoor in te richten. Natuurlijk vergeet ik niet de grootste kostenpost, het personeel. Denk niet in kosten, maar in opbrengsten. Hoeveel kan het personeel bijdragen in het rendement? Een bekende gezegde geldt ook hier; kost gaat voor de baat.
Personeelsbeleid en samenstellingEen bekende uitspraak is “de juiste man op de juiste plaats”. En niet is minder waar. Er zijn honderden goed geschoolde mensen die u kunt gebruiken, alleen die werken momenteel niet voor u. Des te beter het personeel des te beter het voor het onderneming is. Accepteer niet jan en alleman, bouw een “A team”. Verwijder de storende factoren binnen uw team. Zij werken als magneet voor andere slechte individuen. Geef iedereen een kans zich te beteren door middel van coaching. Afscheidnemen kan altijd nog als zij zich aanpassen of ontwikkelen.

Capaciteit modelCreëert u eerst capaciteit voordat u het nodig hebt? De meeste kantoren doen dat niet. Zij zijn bang om iemand van 50.000 euro aan te stellen en daar niet voldoende werk voor te hebben om dat terug te verdienen. Zo’n iemand kost slechts 200 euro per dag. Er is genoeg simpel laag renderend werk dat een vennoot nu kan uitbesteden zodat hij de kans krijgt om zelf 2.000 euro per dag te verdienen met advieswerk. Delegeer en u genereert vanzelf extra werk.

Client Service Coördinator (CSC)Bij de meeste kantoren bedraagt de administratie zo’n 10-15% van het personeelsbestand. De meeste vennoten zijn van mening dat zolang personeel niet declarabel zijn zij alleen en kostenpost zijn en niet waardevol zijn. Maar onderzoek door Proactive Accountants Network toont aan dat accountants zelf ongeveer 20% aan administratieve taken besteden. Stel meer administrateurs of beter gezegd Client Service Coördinators (CSC), aan en delegeer die taken aan hen, zodat accountants zelf meer tijd krijgen. Op deze wijze kunt u meer doen tegen lagere kosten. De meest winstgevende kantoren hebben een administratieve staf van 30-40% van het personeelsbestand.

Training en ontwikkelingDe beroepsorganisatie vereist 40 studie uren per jaar voor vaktechniek maar niets voor persoonlijke ontwikkeling. Dat is vreemd. Hiermee creëer je alleen vak technische idioten zonder verbetering van de persoonlijke of ondernemers vaardigheden. Investeer sterk in educatie en opleiding van niet alleen vaktechniek. Het kantoor wordt hier beter van.

Implementatie procesAlle goede ideeën of voornemens moeten worden ingevoerd. Echter de meeste accountants hebben goede ideeën maar voeren die nooit uit. Om ideeën uit te voeren moet u tijd vrijmaken en het implementeren. Wat nodig is, is een gestructureerd proces; een lijst van actiepunten, “to do’s” en projecten. Start het proces maar wees niet bang iets nieuws te doen.. Het gaat niet vanzelf. Draag het op aan iemand binnen de organisatie op om het op te zetten en te implementeren. De meeste vennoten zijn slechte uitvoerders. Zij moeten hun tijd besteden aan het onderhouden van klanten contact en verkopen van diensten.

Management / LeiderschapVraag: waar heeft een vennoot van een kantoor geleerd om een praktijk te besturen?Antwoord: Ehh… van de vennoten waar hij voorheen werkte. En waar leerde zij te managen? U weet het antwoord al. Van de vennoten waar zij weer voor werkte. Besturen is iets anders dan een onderneming leiden. Leiders zijn inspirerend en uitdagend. Maar zijn accountants momenteel de “leiders” voor het bedrijfsleven en dienen zij als inspiratie?

Team prestatieHet is simpel te zien hoe een goed team binnen een kantoor presteert. Kijk naar de opbrengst per full time medewerker (FTE). Dat is een maatstaf voor het gehele team inclusief de administratieve medewerkers en vennoten. Meeste kantoren halen een opbrengst per uur tussen 50 en 75 euro. per uur. En dat is erg laag. Een gemiddeld werkplaats tarief bij uw autodealer is hoger! Met de juiste leiding, personeel samenstelling, methode, prijsbeleid, diensten, efficiency en cliënten kan dit veel hoger zijn, bijvoorbeeld 150 of 200 euro per uur. Ik daag u uit uit rekenen wat uw gemiddelde opbrengst per uur (GOPU) is. Zit u onder het gemiddelde dan is nog veel winst te behalen!