“De proactieve accountant. Een echte professional, die al zijn aandacht heeft voor zijn cliënten en zijn vak. Vol inspiratie begeleidt hij zijn cliënt effectief, met adviezen die gericht zijn op de toekomst. Hiervoor maakt hij gebruik van de meest innovatieve tools en oplossingen”. Het zou de inleiding van mijn boek “De reiskoffer van de proactieve accountant” kunnen zijn. Maar het is de opening van de uitnodiging voor het Pinkweb festival. Pinkweb is een portal leverancier waar ik al 10 jaar dankbaar gebruik van maak. Maar een portal innovatief? Daar valt over te twisten. Niet dat ze hun best niet doen maar de technologie van nu is verder dan 10 jaar geleden en maakt hun oplossing feitelijk overbodig.

Een decennium geleden was het vooruitstrevend om een portal te hebben. Veel software was standalone en niet web-based. Om de communicatie met de client te bevorderen was een portal een uitkomst. Aangiften, jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen konden via een portal worden aangeboden ter accordering. Later volgde de mogelijkheid om publicatiestukken te deponeren bij de KvK met pdf en ook via SBR.

In deze fase was slechts sprake van een eenweg communicatie, namelijk van kantoor naar client. Toch was dit een succes. Het bespaarde tijd, de klant kreeg sneller zijn aangiften, jaarrekeningen en loonstroken in pdf. In 2009 sprak Fouk dat 2010 het jaar van de webportal in accountancy zou worden, veel kantoren volgende. De functionaliteit van de “platte” portal werd uitgebreid. De koppeling met fiscale en CRM pakketten werd gerealiseerd. De accordering door client werd teruggekoppeld in de pakketten. De stamgegevens werden gesynchroniseerd geen dubbele invoer meer.

De client-participatie bleef beperkt tot accorderen. Dat veranderde toen de dossierfunctie en upload mogelijkheid werd geïntroduceerd. Client kon pdf documenten plaatsen in de portal. Dit konden documenten zijn voor het jaarwerk of zelfs compleet gescande administraties. In het laatste geval las scan en herken software deze facturen uit de portal en boekte de journaals in de (standalone) administratie. De documenten van het jaarwerk haalde de accountant zelf uit de portal en archiveerde die in zijn digitale jaarrekening of fiscale dossier.

De eigen pdf kantoorfacturen konden inmiddels, een idee van ons kantoor, ook worden geupload in de portal. De client ontvangt een notificatie dat een factuur was geupload en middels een link met iDeal worden betaald. Ons record tussen uploaden en betalen bedraagt 10 seconden! Tot zover de euforie. De facturen moeten nog steeds handmatig worden geupload en er is geen synchronisatie met onze debiteurenadministratie. Dus als een client niet met iDeal betaalt moet de status met de hand in de portal moet worden gewijzigd in voldaan. Ook gaat de factuur niet direct naar de inkoopmap van de client. Met andere woorden de client dient zelf de facturen te downloaden en daarna te uploaden in zijn administratie map. U snapt de client verzuimt dat te doen, zeker als hij met iDeal betaald heeft.

Mooie ontwikkelingen allemaal, maar helaas de software technologie raast voort. Software gaat steeds meer online. Waren daar eerst de boekhoudpakketten, later volgden de aangifte, salarispakketten en ook de jaarrekening software. Niet alleen de kantoorgebruikers maar ook de clienten kregen toegang tot hun dossier. Daarmee kwam de mogelijkheid om de client direct data te laten invoeren of zelfs dossierstukken toe te voegen direct in de applicatie. Deze cloudsoftware kwam met eigen accorderings portals.

Elsevier kwam met Nextens. Die maakt het mogelijk dat de client zelf dossierstukken upload. De ontvangen documentatie hoeft niet meer handmatig te worden gearchiveerd. Bovendien levert de belastingdienst middels de VIA de gegevens redelijk volledig aan. Via de fiscale portal kan de client zijn aangifte accorderen. Het is zelfs mogelijk de jaarcijfers te deponeren bij de KvK. Ook kan de data uit de aangifte worden gebruikt voor aanlevering aan het bankenportaal voor de kredietrapportage.

Jaarrekening software zoals Visionplanner in de cloud maakt een vergelijkbare dossier uitwisseling, accordering en communicatie met KvK en banken mogelijk. Maar de extra functionaliteit als werkprogramma’s, digitaal dossier en geprogrammeerde controles maken het nog completer.

Boekhoudpakketten in de cloud ontsluiten de administratie voor client en accountant. Zodra elektronische factureren een feit is, gaan facturen van de ene client naar de andere client zonder interventie van de accountant. Dus niet uitwisseling met pdf maar door UBL onderling verzenden. Die worden dan automatisch geboekt. Het is echter wachten op een centrale hub. Vergelijk het met de mobiele telefonie. Niemand neemt een abonnement op een provider die alleen belletjes mogelijk maakt naar klanten van die provider. Maar door de koppeling van de verschillende providers kan iedereen, die kan tellen de hele wereld bellen. Wanneer worden de boekhoudpakketten als Snelstart, Exact, Yuki etc. nu met elkaar gekoppeld zonder interventie van een derde commerciële netbeheerder?

In verschillende cloudpakketten krijgt de accountant via een cockpit een totaal beeld over alle administraties. Welke administraties zijn wel en niet geboekt? Waar wijken de cijfers af en is aandacht nodig. Vergelijk het met een intensive care afdeling van een ziekenhuis. Een verpleger monitort vanaf afstand de toestand van meerdere patiënten tegelijk op verschillende locaties.

Tsja als deze laatste ontwikkelingen doorzetten wat is dan nog het nut van een losse portal? Het koppelen van de verschillende applicaties of een single sign-on bieden voor de “luie” client. Welnu het zal de client worst met welke app hij inlogt. Veelal kan hij met een of twee applicaties goed uit de voeten. Zeker als hij verneemt dat dit geen extra kosten met zich meebrengt en extra functionaliteit biedt. En het accountantskantoor gaat ook op termijn voor kostenbesparing als de webportals in zijn online standaardsoftware worden meegeleverd.

De huidige webportals leveren nu onvoldoende toegevoegde waarde. De functionele voordelen verdwijnen als sneeuw voor de zon. Ze hebben een gouden kans laten liggen om als hub te fungeren tussen de administraties. Ze hadden de brug kunnen zijn voor de spreiding van facturen. Immers veel clienten waren al online middels een portal door hun accountant aan elkaar verbonden. En als die kantoren door de portal aan elkaar werden verbonden ontstond er vanzelf de gewenste hub. In een klap was er een groot netwerk van verbonden ondernemingen ontstaan die elkaar factureren hadden kunnen zenden. Maar helaas..

Nee deze proactieve accountant gaat dus niet op reis naar het sponsor-event. Dat doet alleen de puntenshopper die gratis PE punten sprokkelt.