In mijn vorige blog behandelde ik vooral de veranderingen in accountancy maar dat is slechts een gedeelte van de digitale disruptie. Nieuwe technologie raakt iedere aspect van het bedrijfsleven variërend van productie tot dienstverlening. Geen enkele organisatie zal geen gevolgen merken. Ondernemers en medewerkers zullen nieuwe technologie zowel op het werk als ook thuis inzetten. Zij verwachten hetzelfde niveau van automatisering en gemak zoals in hun prive ook in hun zakelijke leven. Bijvoorbeeld in het voeren van administraties. De druk tot verandering komt dus niet alleen vanuit accountancy. Het heeft invloed op iedereen, ook op uw clienten. Negeren en stilstaan is geen optie.

Verschillende kantoren hebben verschillende eisen afhankelijk van hun omgeving en clienten. Maar gelukkig zijn dezelfde regels op alle kantoren van toepassing als ze willen blijven concurreren in accountancy. Ik noem een paar voorwaarden:

1. Volledig cloud-based systemen

Het is verstandig om alle systemen te verhuizen naar de cloud. Dat omvat gegevensopslag, software en communicatie. Er zijn zoveel voordelen om dit te doen. Alles veilig online betekent dat de IT kosten dalen, geen zorgen over backups en upgrades. Maar het allerbelangrijkste het gehele kantoor heeft overal en altijd toegang tot uw systemen.

2. Sterke samenwerking met clienten en intern in kantoor.

Communicatie is de basis voor succesvol ondernemen. Des te meer u communiceert met uw clienten des te beter u instaat bent om hun behoeften en wensen in kaart te brengen. Dit helpt u om te bepalen met welke diensten u hen kunt helpen. Goede interne communicatie helpt u nieuwe kansen te vinden om te groeien.

3. Up to date client relatie management (CRM)

In tegenstelling tot traditionele kantoren, leggen moderne accountantskantoren systematisch alle communicatie en de behoeften, wensen van hun clienten vast. Ze spelen hierop in door diensten en adviezen te ontwikkelen die op doelgroepen van toepassing is. Dit vergroot hun toegevoegde waarde en maakt het mogelijk om hun honorarium te vergroten door een advies meerdere malen te verkopen.

4. Een adviesmodel

Moderne kantoren kenmerken zich door het jaarwerk en aangiften te verkopen als bijproducten van hun adviesdiensten. Nieuwe software automatiseert de boekhouding. De nadruk ligt op de  verkoop van kennis in plaats van tijd voor een commodity als jaarwerk.

5. Actieve marketing

In plaats van contacten leggen tijdens lokale netwerk bijeenkomsten promoten moderne kantoren hun diensten actief door middel van marketing met behulp van social media. Ook hebben ze een dynamische en content rijke websites. U moet daar zijn waar uw (toekomstige) clienten zijn. En die vind u steeds meer op het internet. 

Eenmaal de transitie te hebben gemaakt naar een modern kantoor zijn de voordelen legio. Ik noem drie grote voordelen:

1. Verhoogde productiviteit

Web based kantoren verrichten meer werk dan traditionele kantoren. Door meer geautomatiseerd werk kan werk dat voorheen dagen of weken duurde nu in een paar uur gedaan worden.

2. Meer clienten

Door tijdbesparing op het basis werk voor uw bestaande werken heeft u meer tijd over voor nieuwe clienten. Ook heeft u nu de beschikking over nieuwe marketing tools om eenvoudiger nieuwe clienten binnen te halen dan voorheen.

3. Meer waardevolle diensten

In plaats de basis administratieve diensten te leveren kunt u nu meer waardevolle (advies) diensten leveren. Dit genereert doorlopende omzetstromen. Het is bovendien uitdagend en gevarieerd werk.

In het kort, moderne accountancy verbetert de efficiency van uw kantoor en maakt u meer attent op nieuwe omzet kansen. Het verschaft u betere communicatie en samenwerking met uw clienten. Het haalt het maximum uit uw kantoor. Eerder beschreef ik de verschillende fasen en doelen om een innovatief kantoor te worden. Maar hoe bereikt u die doelen? Niemand hoeft u natuurlijk te vertellen hoe u uw kantoor als onderneming moet drijven. Maar hier volgen een paar praktische ideeën.

1. Doe onderzoek

Onderzoek de ontwikkelingen in accountancy. Bezoek websites en lees publicaties zoals , , . Kijk ook een over de grens en kijk hoe het daar gaat b.v. en . Bezoek conferenties, webinars en leer alles over innovatie in accountancy.

2. Betrek uw personeel en clienten

Verandering is makkelijk als u medewerking heeft van uw personeel en clienten. Benader eerst uw clienten die geïnteresseerd zijn in technologische ontwikkelingen en nieuwe diensten. Stel een “technologie team” samen uit diverse geledingen uit uw organisatie en zorg dat een iemand de leiding heeft. Identificeer inefficiënties in uw workflow en betrek uw clienten hierin in. Schroom niet om een extern advies in te roepen.

3. Implementeer cloud software

Veel accountancy werk kan worden geautomatiseerd, een mooie kans. Het is geen tovenarij denk aan bijvoorbeeld internet-boekhouden. Het houdt enkel in dat gegevens in de cloud worden opgeslagen. Het vereenvoudigd de workflow en betekent dat data veilig in de cloud toegankelijk is. Bekijk cloud toepassingen (boekhouding, fiscaal en jaarrekening software) en kies datgene wat het beste bij u past. 

4. Kies selectief de eerste clienten voor uw veranderende aanpak

Start met die clienten die de voordelen van uw nieuwe technologie snappen. Dat zijn doorgaans de jongere generatie en meestal met minder dan 10 personeelsleden. Ook zakelijke dienstverlening, creatieve beroepen en online bedrijven staan open voor verandering. Begin niet direct met clienten met een grote voorraadadministraties, hoge transactie volumes of complexe software koppelingen. Benader die op een later tijdstip. 

5. Neem indien noodzakelijk afscheid van niet winstgevende clienten

Die clienten die niet mee willen in het nieuwe online werken, dient u mogelijk af van te nemen. Deze clienten vragen meer tijd en zijn daarom minder winstgevend. Voordat u afscheid neemt dient u ze duidelijk te informeren over de moderne aanpak. Vaak zien ze na een goed uitleg wel de voordelen.

6. Benader nieuwe innovatieve clienten

Wanneer u eenmaal voor innovatie aanpak gekozen hebt wilt u ook innovatieve clienten. U kunt deze verkrijgen door gebruik te maken van goede social media communicatie en uw website. Het helpt ook om u te richten op bepaalde branches waarin u gespecialiseerd bent. Maar vergeet vooral niet om bestaande netwerk en clienten te gebruiken voor referenties. De simpelste weg is gewoon om ze te vragen. Ook een mogelijkheid is om uw leveranciers en relaties hierin te betrekken.

Niemand zegt dat verandering eenvoudig is. Maar voor de accountancy branche is het  onvermijdelijk. De markt verandert zo snel dat het aanpassen en overleven is of u doet het  niet en eindigt als V&D. Maar gaat niet alleen om stilstand is achteruitgang. Als u eenmaal het veranderingsproces heeft ingezet dan realiseert u:

En bovendien overleeft u de digitale disruptie. De keus is aan u.