Accountancy is een mooi beroep, het biedt de mogelijkheid om een bijdrage te leveren in het financiële succes van anderen. Helaas moeten we constateren dat de passie en moraliteit in onze beroepsgroep de laatste decennia tanende is. Ik ben van mening dat dit veroorzaakt wordt door de achterhaalde opvatting dat succes in accountancy wordt gemeten aan de hand van gerealiseerde declarabiliteit van de gewerkte uren. Maar niemand gaat dit beroep in om de meeste uren te verkopen. Uurtje-factuurtje is de oorzaak de methode die onze roeping ondermijnt. Clienten kopen namelijk geen tijd maar willen resultaten of dat u hun problemen oplost. Door middel van uw kennis kunt u helpen uw clienten hun doelstellingen te realiseren.

De meeste accountantskantoor registreren tijd door middel van uurstaten. Dit heeft drie doelen: De uurstaat vindt zijn oorsprong in de kostprijsberekening maar was als omgevormd tot een instrument om de productiviteit te meten en uit eindelijk als prijsinstrument voor dienstverlening. Maar er is gerede twijfel dat de uurstaat een effectief gereedschap is voor al deze doelen. De relatie tussen tijd en prijs is reeds lang verbroken en ver te zoeken.

Ik zal het u demonstreren met behulp van een voorbeeld. Stel het is begin van het boekjaar. U hebt een statische portefeuille. U gaat dezelfde clienten bedienen, verricht dezelfde diensten tegen ongewijzigde prijs en niet geheel onbelangrijk uw kosten zijn hetzelfde gebleven. Als u zou overstappen op vaste prijzen dan zou uw financiële situatie niet wijzigen. Immers u verkoopt geen extra diensten. Wel is uw facturatie proces vergemakkelijkt als u met behulp van abonnementen periodiek factureert.  Heeft u dan nog u überhaupt uurstaten nodig? Nee.

Stel dat u bij iedere nieuwe client of wijziging van een bestaande opdracht het uurtje-factuurtje principe overboord zet. In plaats daarvan hanteert u value pricing (vaste prijs vooraf afhankelijk van de maatwerk dienst en omstandigheid). U vergroot hiermee uw waarde propositie, verbreedt het dienstenpakket, biedt betere betalingscondities, geeft een prijsgarantie, vermindert de facturatie-inspanning en verhoogt de klantenservice enz. Twijfelt u dan nog dat deze aanpak niet zal resulteren in betere winstgevendheid? Nu moet u niet blind varen op uw netto winst als indicatie van winstgevendheid. Beter is te vertrouwen op andere KPI’s zie mijn blog over de anatomie van het moderne accountantskantoor.

Moet u nu afscheid nemen van tijdregistratie en de uurstaten? Nee dat is een slecht advies voor de meeste accountants. Ongestructureerd afschaffen van uurstaten kan namelijk meer problemen dan voordelen opleveren. Het beste is om dit proces gefaseerd door te voeren. Zie mijn blog hoe dit in 6 stappen te realiseren. Hoewel het eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het voor de meeste kantoren een utopie is de laatste stap te implementeren. Maar begin eens met het afschaffen van uurtarieven!

Stel u bent de eigenaar van een Formule 1 team. Uw registreert alleen de rondetijden. U beschikt niet over ander data behoudens dat u op de finish weet dat u gewonnen of verloren heeft. Oké u heeft verloren. Waarom? U weet het niet. U was niet snel genoeg. Maar waarom was u niet snel genoeg? U weet het helaas niet. Stel dat u nu een team hebt die over alle meters en alle variabelen, grafieken beschikt. Dan is de vraag waarom u verloren hebt wel te beantwoorden. Er was te veel brandstof over, we hebben de verkeerde banden gebruikt, de aërodynamica was niet goed.  Oke laten we daar wat aan doen de volgende keer. Bovendien toont het dashboard in wagen de coureur continue kritische informatie over het brandstofniveau, snelheid, toerental, temperatuur, oliedruk etc. En in de moderne race auto kan hij zelf tijdens de race de afstelling van de auto op zijn stuur wijzigen! 

En dat geldt ook voor uw accountantskantoor. Stel u hanteert geen uurstaten meer. En uw winst voor partnerbeloning bedraagt slechts 30%. Hoe komt dat? Wellicht teveel personeel en ze werken inefficiënt maar zeker weet u het niet. Met tijdregistratie kunt u doorlooptijd, efficiency, bezetting, onderhandenwerk en gemiddelde uur opbrengst (GUO) meten. Let wel die laatst is niet uw  commerciële tarief. Met deze uitkomsten kunt u aan het werk. Zonder dit heeft u alleen een rapportcijfer: geslaagd of gezakt.

Het gebruik van zowel de interne als externe uurtarieven moet verdwijnen. Het principe van uurtje-factuurtje is een achterhaalde methode om de waarde van uw dienst uit te drukken. Beter is het om vooraf de prijs te bepalen en overeen te komen gebaseerd op uw toegevoegde waarde. U bepaalt uw budget op tijd en niet in geld. Om dit kracht bij te zetten hanteert u een intern uurtarief van € 1 per uur. Zo  wordt u gestimuleerd om uw werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Bovendien is voor de bepaling van uw (negatieve) onderhanden werk een tarief ook meer noodzakelijk. Zie mijn eerdere blog.

Het probleem van zit dus in de verslaving in accountancy in het gebruik van uurtarieven als basis voor prijsbepaling. Tijdregistratie zelf is dus niet bezwaarlijk. Wel belangrijk is het dat u let op uw prijsniveau en andere belangrijke KPI’s. Doet u dit dan komt het vanzelf goed met uw winstgevendheid. 

www.spoelstra-scherer.nl